Wie Sie stressfrei in den Urlaub starten und entspannt zurückkehren

Mails, Übergaben, Termine. Die letzten Tage vor dem Urlaub werden oftmals zum Stresstest. Und nicht selten türmt sich die Arbeit bereits am ersten Tag der Rückkehr. Ein paar einfache Kniffe helfen dabei, diese zusätzliche Belastung zu vermeiden.

Wie Sie stressfrei in den Urlaub starten und entspannt zurückkehren

Es ist ein Dilemma, in dem sich Millionen von Erwerbstätigen befinden: Sie freuen sich auf einen entspannten Urlaub, in dem sie runterfahren und den gesamten Arbeitsstress vergessen können. Aber sich freizunehmen, bedeutet in den meisten Fällen vorher mehr arbeiten zu müssen und bei der Rückkehr, alles aufzuholen, was liegen geblieben ist. So sind die Ergebnisse einer Studie aus den Niederlanden vermutlich keine Überraschung: Urlauber sind nach ihrer Auszeit nicht glücklicher als diejenigen, die keinen Urlaub hatten.

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In den USA beispielsweise ist das ein verstärktes Problem, weil Unternehmenskulturen Mitarbeitende häufig dazu drängen, ihre Urlaubstage gar nicht erst zu beanspruchen: Mehr als die Hälfte (52 Prozent) der US-amerikanischen Berufstätigen lassen zumindest einen Teil ihres Urlaubs verfallen. Stress vor und nach dem Urlaub haben eine starke Auswirkung auf dieses Problem. In einer Umfrage gaben 40 Prozent der Männer und 46 Prozent der Frauen an, dass einer der Hauptgründe für ihre ungenutzten Urlaubstage die enorme Arbeitsmenge sei, zu der sie zurückkehren würden.

Aus einer anderen Umfrage ging außerdem hervor, dass Urlaub Sorgen auslöse, obwohl er eine verpflichtende Leistung ist, die Arbeitnehmer sich wortwörtlich verdient haben. „In den letzten zwei Wochen habe ich mindestens 24 Überstunden gemacht“, sagte einer der Befragten, der sich gerade auf seine Auszeit vorbereitete. Ein anderer, der gerade aus dem Urlaub zurückgekehrt war, beschrieb ein ähnliches Bild: „Ich war sehr gestresst von all der Zeit, die dafür draufgegangen ist, mich wieder einzuarbeiten.“

Das spiegelt Bedenken wider, die ich als Meditationscoach für Mitarbeitende in allen Bereichen der Unternehmenswelt gehört habe. Sie melden sich regelmäßig bei mir, wenn sie besonders gestresst sind – was allzu oft kurz vor oder nach einem Urlaub der Fall ist. Durch die Beratung meiner Kundinnen und Kunden habe ich im Laufe der Zeit eine Strategie entwickelt, die grundlegende Maßnahmen beinhaltet, durch die Sie als Arbeitnehmer Ihren Stress vor, während und nach dem Urlaub minimieren und die Produktivität maximieren können.

Vor dem Urlaub

Das Fundament für eine stressfreie Auszeit und entspannte Rückkehr legen Sie bereits im Alltag.

Machen Sie Entspannung zu einem Teil Ihrer Routine. Sie müssen es nicht bis zu Ihrem Urlaub aufschieben, loszulassen und Stress abzubauen. Ich empfehle generell, jeden Tag ein paar Minuten zum Entspannen oder Meditieren einzuplanen. Und wenn ein paar freie Tage näher rücken, können Sie sich in diesen Minuten bereits vorstellen, wie der Urlaub sein wird. Wenn Sie keine Zeit für eine richtige Meditation haben oder diese aus anderen Gründen nicht machen möchten, können Sie zumindest eine entsprechende Körperhaltung einnehmen (aufrecht und gerade sitzen), tief ein- und ausatmen und sich dabei das positive Gefühl vorstellen, das Sie während Ihrer Abwesenheit spüren möchten, etwa Klarheit oder Ruhe. Diese einfachen Techniken helfen, jederzeit herunterzufahren und unterstützen auch dabei, sich zu konzentrieren und die Ruhe zu bewahren, während Sie die letzten Sachen für Ihre Abwesenheit vorbereiten.

Setzen Sie Prioritäten. Erstellen Sie bereits einige Wochen vor dem Urlaub eine Liste mit den Aufgaben, die Sie vor der Abreise unbedingt erledigen müssen. Wenn Sie sich unsicher sind, ob noch etwas fehlt, können Sie die Liste auch Ihrem Vorgesetzten zeigen und um Feedback bitten. Setzen Sie dann anhand der Liste Prioritäten und planen Sie im Voraus, woran Sie wann arbeiten. Natürlich werden zwischendurch dennoch andere Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch landen, aber solange sie nicht unbedingt notwendig sind, sollten Sie sich auf Ihre Liste konzentrieren. Wenn Sie sich nicht an diesen Prioritäten orientieren, dann werden sich die Aufgaben – und der Stress – steigern.

Achten Sie darauf, dass ich „ein paar Wochen vorher“ gesagt habe. Warten Sie nicht bis zur letzten Woche vor dem Urlaub mit allem. Wenn Sie eine Woche weg sind, sollten Sie mindestens zwei bis drei Wochen vorher Prioritäten setzen. Haben Sie zwei Wochen frei, sollten Sie dafür einen Monat Vorbereitung einplanen.

Teilen Sie Ihren Urlaub anderen mit. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Teamleiter, Kolleginnen und Kollegen und Kunden wissen, wann Sie frei haben. Erwähnen Sie dabei auch, dass Sie während Ihrer Auszeit keine arbeitsrelevanten Nachrichten lesen werden und sich gedanklich von Ihrem Job distanzieren möchten. Damit weiß Ihr Team, dass es alles mit Ihnen abklären und relevante Informationen frühzeitig teilen muss, noch bevor Sie Ihren letzten Tag haben. Um andere daran zu erinnern, können Sie die Daten des bevorstehenden Urlaubs sogar mit in Ihre E-Mail Signatur aufnehmen oder im teaminternen Chat anheften.

Manche Arbeitnehmer befürchten, dass es ihren Arbeitsbeziehungen schadet, wenn sie eine Zeit lang nicht erreichbar sind. Ich habe durchgehend das Gegenteil erlebt. Viele sind beeindruckt von Menschen, die sich für ihren Urlaub genau so einsetzen wie für ihre Arbeit.

Machen Sie eine Übergabe. In den meisten Unternehmen kann jemand anders die Aufgaben übernehmen, die während Ihrer Abwesenheit vielleicht anfallen werden – oder, er kann zumindest Kunden erklären, dass Sie sich nach Ihrer Rückkehr bei ihnen melden werden. Finden Sie heraus, wer Teile Ihrer Arbeit übernehmen kann und bitten Sie diese Person, Sie während Ihrer Abwesenheit zu vertreten. Im Umkehrschluss können Sie auch anbieten, für die Person das Gleiche zu tun, wenn sie im Urlaub ist. Schicken Sie der Kollegin eine E-Mail, in der Sie sich für ihre Hilfe bedanken und alle Informationen festhalten, die sie eventuell benötigt. Teilen Sie die Vertretung auch Ihrer Führungskraft mit.

Eine Vertretung mag nach einer übertriebenen Maßnahme klingen. Aber die Gewissheit zu haben, dass jemand einige der anfallenden Aufgaben erledigt, kann Ihren Stress und Ihre Sorgen deutlich verringern. Außerdem wird diese klare Kommunikation dazu beitragen, dass die Kollegin sich wirklich für Ihre Aufgaben verantwortlich fühlt und Sie müssen so weniger aufholen bei Ihrer Rückkehr.

Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf. Das mag kontraintuitiv klingen, wo Sie doch vor Ihrem Urlaub priorisieren sollen. Aber der Grund dafür ist simpel: Unordnung kann stressen. Eine aufgeräumte Umgebung – und sei es ein aufgeräumter Laptop – wird es Ihnen erleichtern, sich nach dem Urlaub wieder einzufinden.

Schreiben Sie eine Abwesenheitsnachricht. Überlegen Sie, wie Sie sich so ausdrücken können, dass Sie bei Ihrer Rückkehr weniger Arbeit haben. Sie können etwa schreiben, dass Sie während Ihrer Abwesenheit nicht auf E-Mails antworten werden und darum bitten, Ihnen die Nachricht nach dem Urlaub noch mal zuzuschicken, wenn sie dann noch relevant ist. Wenn es möglich ist, können Sie in der Nachricht auch schreiben, dass Sie erst am Dienstag oder Mittwoch wieder da sind, obwohl Sie bereits am Montag zurück sind. Sie können sich auch einen Blocker für den ersten Tag im Büro setzen, damit Sie dann nicht von Terminen erstickt werden. So habe Sie mehr Zeit, sich wieder einzuarbeiten und werden nicht sofort von Nachrichten und Anfragen überwältigt.

Während des Urlaubs

Aus der Studie über niederländische Urlauber geht hervor, dass es eine Gruppe von Urlaubern gab, die sich tatsächlich besser fühlte nach ihrer Auszeit: Diejenigen, die „sehr entspannte“ Reisen hatten. Ihr Urlaub ist Ihre Chance, sich wirklich zu erholen. Gehen Sie sicher, dass Sie das Beste daraus machen:

Setzen Sie sich ein Ziel. Viele Menschen arbeiten zielorientiert. Versuchen Sie, diese Einstellung auch auf Ihren Urlaub zu übertragen und machen Sie es explizit zu Ihrem Bestreben, sich im Urlaub darauf konzentrieren zu wollen, fröhlicher, entspannter und energiegeladener zu fühlen.

Schalten Sie wirklich ab. Wenn Sie Ihre Arbeit während des Urlaubs uneingeschränkt hinter sich lassen – und dieses Vorhaben ausdrücklich gefasst und kommuniziert haben, ist es deutlich wahrscheinlicher, dass Geist und Körper wirklich zur Ruhe kommen. Generell werden Sie Ihre Auszeit viel eher genießen und schätzen, wenn Sie Ihre Online-Zeiten einschränken. (Wie oft haben Sie schon Ihren Laptop oder Ihr Handy in die Hand genommen, um nur einen Blick darauf zu werfen und haben dann schließlich doch eine Stunde oder mehr daran verbracht, ohne es zu bemerken?)

Genießen Sie. Machen Sie Spaziergänge in die Natur. Nehmen Sie die Geräusche wahr, die frische Luft. Gehen Sie im nächsten See schwimmen, buchen Sie einen Spa-Aufenthalt. Meine Kunden, die an solchen sinnesaktivierenden Tätigkeiten teilnehmen, fühlen sich am Ende des Urlaubs deutlich entspannter.

Als Mutter von drei Kindern weiß ich, dass das einfacher gesagt als getan ist. Deshalb empfehle ich, zumindest einige dieser Aktivitäten bereits im Voraus zu planen und einige Momente ganz für sich allein zu genießen.

Nach dem Urlaub

Wenn Sie vor Ihrer Auszeit die nötigen Vorbereitungen getroffen und Ihre Pause in vollen Zügen genossen haben, sind Sie bereits auf dem besten Weg zu einer entspannteren Rückkehr. Aber selbst, wenn sie die Vorbereitungen völlig versäumt haben und Ihre Reise in einem Chaos von verspäteten Flügen, schreienden Kindern und verpassten Zügen unterging, können Sie Ihre Rückkehr immer noch weniger hektisch gestalten.

Planen Sie die Rückkehr. Sie müssen nicht am ersten Tag wieder sofort an allen Meetings teilnehmen, sich mit Aufgaben überhäufen lassen und versuchen, alles auf einmal zu erledigen. Planen Sie die erste halbe Stunde Ihrer Rückkehr dafür ein, eine Liste an Prioritäten zu machen. Tun Sie das vielleicht sogar noch bevor Sie das Postfach öffnen. Denn nach einigen Tagen Abstand haben Sie häufig einen klaren Blick für das Gesamtbild. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Aufgaben zu ordnen und eine Strategie für die nächsten Tage aufzustellen, steigern Sie so nicht nur Ihre Priorität, sondern verringern auch Ihren Stress.

Priorisieren Sie neu. Möglicherweise haben sich die Prioritäten Ihrer Aufgaben während der Auszeit geändert. Sprechen Sie am Tag Ihrer Rückkehr mit allen Schlüsselpersonen darüber, was Sie verpasst haben und was dringende Aufmerksamkeit bedarf. Danken Sie allen, die Sie vertreten haben und erfragen Sie, was diese jetzt von Ihnen brauchen. Wenn Sie das Bedürfnis haben, bereits jetzt schon alle verpassten E-Mails zu lesen, sollten Sie auch das strategisch angehen. Beginnen Sie damit, im Posteingang nach wichtigen Namen, wie Ihren Vorgesetzten oder großen Kunden, zu durchsuchen und lesen Sie diese Nachrichten zuerst. Dann können Sie eine erneute Suche starten und diesmal nach Schlüsselwörtern für Massenmails filtern (wie „Abmeldung“), und markieren Sie diese als gelesen oder löschen Sie sie.

Achten Sie auf sich. Auch nach der Auszeit sollte Gelassenheit eine Rolle spielen. Wenn Sie die Arbeit wieder aufnehmen, sollten Sie die Absichten aus dem Urlaub deshalb weiterhin verfolgen und sich fragen: Fühle ich mich fröhlicher, entspannter und energiegeladener? Nehmen Sie sich die Zeit, sich an die besten Momente des Urlaubs zurückzuerinnern und nutzen Sie diese, um sich zurück in diese Entspannung zu versetzen. So bemerken Sie schneller, wenn Stress droht und können dem besser entgegenwirken. Indem Sie sich den Urlaub zurück ins Gedächtnis rufen, erinnern Sie sich daran, dass Sie gerade Energie getankt haben und den kommenden Aufgaben gewachsen sind.

Und, ich empfehle natürlich, auch zu meditieren. Schon wenige Minuten können große Wirkung zeigen, unter anderem, dass Sie kreativer werden und sich sogar die Arbeitsweise des Gehirns verändern kann.

Sie haben sich eine erholsame Auszeit verdient. Sie haben sie erarbeitet. Was Sie nicht verdienen, ist zusätzlicher Stress durch einen Urlaub. Indem Sie diese Schritte befolgen, kommen Sie in den Genuss einer echten Pause und profitieren auch über die Auszeit hinaus davon.