Steuerrecht: Die Meldung bestimmter Aktionärsdaten wird verpflichtend

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Ab 2025 gelten neue Meldepflichten für börsennotierte Gesellschaften. Zunächst gibt es keine Bußgelder. Dennoch sollten die Unternehmen tätig werden.

Der Gesetzgeber hat die steuerlich relevanten Meldepflichten für inländische börsennotierte Gesellschaften nochmals ausgeweitet. Nach dem im Jahr 2021 in Kraft getretenen Abzugsteuerentlastungsmodernisierungsgesetz sind inländische börsennotierte Gesellschaften verpflichtet, Informationen über die Identität ihrer Aktionäre zum Zeitpunkt ihres Gewinnverteilungsbeschlusses zu verlangen. Diese Informationen müssen sie sodann elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln.

Die Verpflichtung betrifft Kapitalerträge, die nach dem 31. Dezember 2024 zufließen. Sie wirkt sich damit erstmalig auf Hauptversammlungen im Jahr 2025 aus.

Hintergrund dieser Regelung ist nach der Gesetzesbegründung, dass inländische börsennotierte Gesellschaften durch Neuregelungen im Aktienrecht seit dem Jahr 2020 unmittelbar mit ihren Aktionären in Kontakt stehen. Aufgrund dieser Neuregelungen haben die inländischen börsennotierten Gesellschaften insbesondere das Recht, von den Verwahrern der Aktien, sogenannten Intermediären, bestimmte Informationen über die Identität ihrer Aktionäre zu verlangen.

Diese Informationen sind ab dem Jahr 2025 dem Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln, damit sie dort im Hinblick auf mögliche Steuergestaltungsmodelle analysiert werden können. Die Analyse wird vor allem den Abgleich mit jenen Angaben betreffen, die von den die Kapitalerträge auszahlenden Stellen zur Verfügung gestellt werden.

Details im Handbuch

Das aktienrechtliche Wahlrecht der börsennotierten Gesellschaften führt damit von dem Jahr 2025 an zu einer steuerrechtlichen Meldepflicht, die die inländischen börsennotierten Gesellschaften dazu zwingt, die Aktionärsdaten zum Zeitpunkt des Gewinnverteilungsbeschlusses von dem Zentralverwahrer, den Depotbanken oder anderen Intermediären anzufordern. Zu den Informationen gehören beispielsweise der Name oder die Firma des Aktionärs, Adressangaben, die Anzahl der Aktien oder der Beginn der Beteiligung.

Die börsennotierte Gesellschaft hat die Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern „unverzüglich“ nach Erhalt der Informationen von den Intermediären in elektronischer und standardisierter Form abzugeben. Die elektronische Meldung erfolgt dabei über die elektronische Massendatenschnittstelle, kurz Elma, im XML-Format.

Die Details hierzu sind im Kommunikationshandbuch „Meldeverfahren: Aktionärsregister (FSAK-FB)“ geregelt, das über die Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern abrufbar ist.

Zudem haben die börsennotierten Gesellschaften ihre Aktionäre als die hier betroffenen Steuerpflichtigen darüber zu informieren, welche steuerlich relevanten Daten sie an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt haben oder übermitteln werden. Hinsichtlich der relevanten Daten bestehen darüber hinaus spezifische Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.

Prozesse rechtzeitig umsetzen

Da es nach der Gesetzesbegründung zur Einführung der aktienrechtlichen Regelungen rund 1980 Intermediäre gab, werden sich inländische börsennotierte Gesellschaften alsbald mit diesen Meldepflichten beschäftigen müssen, um die Strategie, die IT-technischen Voraussetzungen und die Prozesse für die Anforderung, Verarbeitung, Aufbereitung, Übermittlung, Aufzeichnung und Aufbewahrung der Daten sowie die erforderliche Information der Aktionäre rechtzeitig umsetzen zu können.

Zwar ist der Verstoß gegen die Meldepflichten bislang noch nicht bußgeldbewehrt. Unter Compliance-Gesichtspunkten sind inländische börsennotierte Gesellschaften dennoch gut beraten, ihren Meldepflichten fristgerecht, zutreffend und vollständig nachzukommen.

Henrik Sundheimer ist Partner der Kanzlei Grant Thornton und Autor der Zeitschrift „Der Steuerberater“. Dieser Artikel stammt aus der Kooperation zwischen dem Handelsblatt und der Fachzeitschrift.