Cinco sencillos trucos de Excel para hacer en segundos tus tareas más repetitivas
Saber usar Microsoft Excel se ha convertido en una habilidad cada vez más requerida y buscada en muchísimos puestos de trabajo, y es que estas hojas de cálculo tienen un montón de usos y aplicaciones para los diferentes negocios y por ello en los últimos años es más que común encontrarse con esta plataforma como requisito para cualquier oferta.
Cinco sencillos trucos de Excel para hacer en segundos tus tareas más repetitivas
Y mientras son muchas las personas que tienen conocimientos básicos para poder trabajar con Excel y hacer unos mínimos con la app de Microsoft, este servicio está repleto de atajos y pequeños trucos que agilizan enormemente las tareas y reducen el tiempo que empleamos en ellas, incluso de aquellas que son más repetitivas.
Lo cierto es que hay muchísimos trucos para agilizar procesos, pero en el artículo de hoy nos vamos a centrar tan solo en cinco trucos de Excel, pero te avisamos que quizás haya otros que se ajusten más al tipo de tareas que realizas, por lo que te animamos a investigar más sobre el tema.
1. Personalizar atajos rápidos
En las últimas versiones de Excel, Microsoft te permite configurar tus propios atajos rápidos para que determinadas acciones aparezcan en la parte superior en forma de icono. Puedes añadir funciones como ‘Guardar automáticamente’, ‘Deshacer’ o ‘Rehacer’, para ello debes pulsar en la flecha hacia abajo de la barra superior y selecciona los elementos que deseas incluir como atajos rápidos.
2. Pasar una tabla de PDF a Excel
Muchas veces ocurre que tenemos un documento y nuestra tarea es pasarlo a Excel para organizar mejor los datos o hacer una tabla. Ir copiando y pegando toda la información es una tarea lenta y aburrida, pero esta app es capaz de sacar datos de los archivos.
Para ello tienes que abrir una página de Excel nueva, ir a la pestaña de Datos, seleccionar Obtener Datos, elegir la opción Desde un archivo y dependiendo de la versión encontrarás la opción de Desde un PDF o si es algo más antiguo Desde el texto/CSV.
3. Corregir texto automáticamente
Si hacer tablas de Excel tienes que estar pendiente de que cada dato es correcto y está colocado en el sitio que le corresponde, estar comprobando también que no haya faltas de ortografía también es un suplicio. Puede activar el autocorrector abriendo el menú en Archivo, pulsar sobre opciones, entrar en Revisión, cliclar sobre Opciones de Autocorreción, aquí tendrás que añadir el texto que quieres reemplazar en Reemplazar y el texto que se usará, en Con.
4. Resaltar duplicados
Existen varias formas de encontrar cuando un dato o varios están duplicados, pero una de las más sencillas es la del Resaltado de celdas por condiciones, que sirve para mostrar las cifras que se repiten. Para ello tendrás que seleccionar las filas o columnas que quieras analizar, volver a la pestaña de Inicio, pulsar sobre Formato Condicional y elige la opción de Valores duplicados.
5. Automatizar Excel con macros
Si trabajas mucho con Excel y constantemente con grandes tablas de datos, aprovecha la herramienta llamada Macros que te permite grabar una serie de acciones que haces en Excel y luego reproducirlas cuando las necesites.
Para activarla tienes que ir a la pestaña de Vista y seleccionar la opción de Macros. Aquí tendrás que Grabar marco con la acción que quieres que aprenda y cuando lo hayas guardado, Excel repetirá automáticamente las acciones grabadas en la macro.