5 estrategias para aprender a delegar y ayudarte a operar con menos estrés

5 estrategias para aprender a delegar y ayudarte a operar con menos estrés

Una de las partes más difíciles de tener un negocio es hacerlo despegar y después establecerlo. Sin embargo, una vez que lo conviertes en un éxito, las responsabilidades aumentan y tienes que dejar que otros tomen el control de ciertas tareas para mantener el impulso del negocio.

La delegación puede parecer aterradora para el dueño de un negocio. Incorporar a alguien a su empresa y confiar en él para que haga un trabajo es un gran salto para quien ha estado manejando todos los aspectos de su negocio desde el primer día. Afortunadamente, existen estrategias que puedes implementar para seguir operando sin problemas cuando sueltas algo de control.

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1. Encuentra a alguien que sobresalga en esa tarea

Es crucial encontrar a la persona adecuada para que haga el trabajo. Al revisar los currículums, presta atención a los historiales laborales con tareas similares a las que buscas que alguien resuelva. Durante las entrevistas, haz preguntas sobre sus responsabilidades pasadas y dale seguimiento de sus respuestas pidiéndoles que te expliquen cómo su conjunto de habilidades se traduciría al tipo de trabajo que necesitas que hagan.

Si estás atrapado entre dos o más candidatos, considera detenidamente a aquellos que tengan experiencia que se alinee con tu campo. Priorizar la habilidad sobre la disponibilidad siempre es una decisión inteligente, especialmente cuando el trabajo que necesitas que se haga es especializado o imperativo. Es probable que la persona ideal complete las tareas de manera más eficiente que alguien que esté menos capacitado para ello, pero que esté más disponible.

2. Vigila, pero confía en sus responsabilidades

Cuando un equipo es pequeño, es especialmente importante estar al tanto de las tareas y el trabajo diario de todos. Aunque debes delegar tareas y soltar el control sobre ciertos aspectos del negocio, también necesitas estar informado, ya que los errores y las responsabilidades pasadas por alto pueden tener un impacto perjudicial si no prestas atención.

Para una empresa que incluye ventas o interacciones frecuentes con clientes, una forma de mantenerse al tanto de los eventos es que tu personal te copie oculto en todos los correos electrónicos que envíe. De esta manera, sigues confiando en que pueden completar sus tareas, pero también puedes revisar las cosas si surge alguna pregunta e intervenir rápidamente en cualquier conversación.

Reduce los contratiempos haciendo que tu equipo utilice plantillas de correo electrónico cuando escriba a personas fuera de la organización. Una empresa que involucra un continuo intercambio de comunicación con otros suele seguir patrones de conversación similares. Identifica esos temas y copia las respuestas adecuadas en un documento compartido que los trabajadores puedan consultar cuando respondan a alguien. Google Drive es una excelente herramienta para este tipo de trabajo colaborativo.

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3. Reconoce su habilidad y adáptate

Incluso si alguien parece encajar bien, al principio puede tener dificultades para aprender sus responsabilidades y la mejor manera de cumplirlas. Si la empresa es más pequeña, su trabajo puede tener un alcance mayor, con muchos elementos pequeños pero acumulativos que requieren tiempo para ser dominados. Cuando un miembro del equipo parezca ambicioso y confiable pero más lento en los primeros días, ofrécele más orientación y apoyo. La formación exhaustiva de una persona con talento vale la pena.

Si más adelante todavía están luchando con tareas específicas, puede ser útil eliminarlas de sus deberes laborales y hacer que se concentren en aquello para lo que son buenos. Asigna esas tareas a otro integrante del equipo o contrata a otra persona que se sienta cómoda haciéndolas. Cuando la subcontratación no es una opción, puede ser beneficioso restablecer sus expectativas. El trabajo puede hacerse de manera diferente a como tú lo harías, pero aun así se está haciendo.

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4. Establece expectativas claras y define el éxito

Para hacer bien su trabajo, los miembros de tu equipos necesitan saber exactamente qué necesitas. A medida que los trabajadores se acomoden en su puesto, ayúdeles a comprender lo que es importante para ti como su superior y lo que esperas ver de ellos. Esboza objetivos específicos, como “queremos aumentar las ventas en un 25% este año” en lugar de “queremos aumentar las ventas este año”. Proporcionar medidas tangibles de éxito les permitirá crear un plan para llegar a esos puntos de referencia.

Los plazos también son útiles, ya que evitan que el personal dedique demasiado tiempo a una tarea o no el tiempo suficiente a otra. Cada proyecto o tarea debe tener una fecha de entrega prevista, lo que ayuda a establecer prioridades.

Brinda a los trabajadores recursos de apoyo para que sepan a quién o qué acudir en caso de que algo salga mal. Los ejemplos incluyen buscar a su gerente para pedir un consejo, consultar las plantillas de correo electrónico de la empresa o darles acceso a información específica de la compañía para que puedan resolver problemas por sí mismos.

5. Mantén una línea de comunicación abierta

Para que el personal se haga cargo de una tarea de manera eficaz, necesita poder hablar contigo o con un gerente sin dificultad. Del mismo modo, tú necesita poder acudir a ellos cuando tengas preguntas sobre cualquiera de sus responsabilidades.

No faltan formas para que los equipos se mantengan en contacto. Google Chat es especialmente útil para las empresas que utilizan Gmail como correo electrónico. Slack, Microsoft Teams, Zoom y Discord son otras aplicaciones de chat populares entre empresas de todos tamaños. Intenta utilizar la función de chat solo para preguntas rápidas y siempre usa una videollamada o una llamada telefónica para brindar mayor claridad. Las palabras escritas tienden a malinterpretarse y pueden parecer ambiguas.

Independientemente del método que elijas, los trabajadores necesitan saber que siempre pueden acercarse a ti para pedir consejo, información o diálogo general. El éxito de una empresa es sinónimo de su capacidad para comunicarse de manera eficaz.

Dominar el arte de la delegación es un capítulo transformador en la vida del dueño de un negocio. Cuando puedes delegar con confianza las responsabilidades a un empleado competente, logras establecer un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal y concentrarte en lo que mejor sabes: hacer crecer la empresa. Al elegir trabajadores capacitados y confiables, adaptarse a sus habilidades, establecer objetivos claros y fomentar la comunicación, sientas las bases para un entorno empresarial próspero.