Funcionários gastam até dois dias de trabalho por semana com e-mails e reuniões, aponta pesquisa

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Pesquisa da Microsoft constatou que funcionários chegam a gastar dois dias inteiros por semana participando de reuniões e enviando e-mails. A plataforma monitorou no 1º semestre de 2023 a atividade de 31 mil colaboradores que utilizam as ferramentas disponibilizadas pela empresa. Geralmente, são aplicativos usados de forma online na rotina de trabalho.

A conclusão é de que 25% dos usuários mais ativos dos produtos da Microsoft gastam em torno de 8,8 horas por semana lendo e escrevendo e-mails. No caso das reuniões, são mais de 7,5 horas.

O intuito inicial da reunião parece ter perdido o sentido, principalmente após a pandemia, avalia Ana Ceneviva, especialista em saúde mental para alta performance.

Na visão da profissional, o momento perdeu o caráter principal de unir a criatividade e a capacidade analítica das pessoas para resolver problemas.

Reuniões estão desacreditadas e atrapalham

No lugar disso, as reuniões estão cada vez mais improdutivas por causa do excesso. “As reuniões passaram a ser encaradas como um peso durante o dia a dia e impactam na produtividade”, aponta.

Segundo a especialista, existem duas grandes questões por trás dessa insatisfação:

1. As pessoas começam a ver as agendas sequestradas por uma série de reuniões e passam a não enxergar o valor daqueles encontros para o dia de trabalho
2. Sentem que o próprio tempo e a energia não estão nas mãos delas. Isso afeta a autoestima e a capacidade de se engajar nas demandas

“Se você não tem clareza do propósito daquela reunião, como é que vai se comprometer a emprestar seus melhores talentos naquele momento?”, questiona Ceneviva.

Líderes são responsáveis pelo uso do tempo

Conforme a pesquisa, nem as lideranças escapam dos efeitos do acúmulo de e-mails e reuniões. 64% dos entrevistados dizem não ter tempo e energia para se dedicar ao trabalho – com 3,5 vezes mais probabilidades de enfrentar problemas para desenvolver o pensamento estratégico.

O tempo gasto de maneira desproporcional também é uma responsabilidade do líder, afirma Paulo Gianolla, consultor de design como cultura e estratégia para inovação.

Funcionários gastam até dois dias inteiros por semana participando de reuniões e enviando e-mails, segundo pesquisa da Microsoft. Foto: DIV

Para ele, muitos gestores não sabem se posicionar de maneira adequada à realidade de determinada empresa. Como resultado, acabam deixando de lado missões importantes. Uma delas é a de tomar frente do processo de organização que antecede o momento da reunião.

“O papel do líder é o de servidor, não está ali para ser servido. Ele é que tem que fornecer as informações para os outros atingirem um bom desempenho. Por exemplo: ‘estou com dificuldade aqui, preciso de um computador melhor, preciso de uma senha, o que preciso para resolver melhor a minha situação?”, sugere Gianolla.

De acordo com o consultor, as lideranças devem ser capacitadas para construir uma mentalidade estratégica e uma boa comunicação que as tornem capazes de direcionar o tempo para atividades de alta qualidade, como tomada de decisões.

O professor de produtividade Dorly Neto concorda que os líderes devem assumir uma conduta mais ativa. “É papel da liderança puxar as pessoas do time para decidirem juntas qual é a melhor forma de se comunicar, quando se comunicar e como se comunicar”, orienta.

No entanto, não existe uma receita pronta sobre quando é a hora certa de convocar uma reunião. Neto explica que vai depender da natureza do trabalho e do momento. “Talvez a empresa esteja em um momento de crise, então a comunicação vai ser um pouco mais dinâmica.”

Medo de dizer ‘não’ e falta de clareza na gestão do tempo

A maneira como gastamos o nosso tempo também é resultado do que decidimos dar atenção no trabalho.

“Acabamos não tendo muita eficácia nisso por conta do que chamo de armadilha da disponibilidade. É muito fácil falar com as pessoas, marcar uma reunião, puxar uma conversa sem um contexto prévio, que é um passo anterior que as lideranças precisam orquestrar”, diz Dorly Neto.

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Muitas pessoas até percebem que a reunião foi realizada sem justificativa ou o e-mail não tinha um caráter de urgência e poderia ser enviado depois, mas sentem receio de questionar.

“As pessoas sentem a pressão de aceitar porque o chefe chamou, porque alguém que está acima dentro da hierarquia chamou. Então, não têm segurança para fazer uma crítica.”

Ana Ceneviva endossa que o medo de dizer ‘não’ estimula que colaboradores participem de várias reuniões. Com isso, aumenta o risco de não se concentrar em nenhum assunto.

Estratégias para diminuir o excesso de e-mails e reuniões

Ainda segundo a pesquisa da Microsoft, os funcionários mais ativos da plataforma (25%), consomem em média cerca de 57% do tempo em aplicativos de trabalho (reuniões, e-mails e chats). Os outros 43% são dedicados para montar apresentações, escrever documentos ou criar planilhas.

Diminuir o número de reuniões não é fácil. Isso porque vai exigir mais organização por parte de quem convoca o encontro.

Confira exemplos hipotético apresentado pelo professor de produtividade Dorly Neto:

• Às vezes, a pessoa (responsável pela reunião) chama 6 pessoas do time. Ela gasta 6 horas do time porque está gastando uma hora de cada pessoa.

Como poderia ser resolvido?

• Enviando uma mensagem/e-mail com todas as informações que possa ser lida em 10 minutos por todos.

É justamente pelo conforto e pela economia no tempo de quem puxa a reunião que fica mais difícil eliminar a quantidade de encontros. Uma das dicas para reduzir o contingente é o conceito de banco de horas destinado a reuniões.

Nesta situação, o funcionário decide – em comum acordo com a liderança e com os colegas de trabalho – quantas horas do dia tem disponível para reuniões. É importante definir antes o que configura casos de urgência.

Segundo Ana Ceneviva, os trabalhadores começam a ver as agendas sequestradas por uma série de reuniões e passam a não enxergar o valor daqueles encontros para o dia de trabalho. Foto: DIV

Outra alternativa é o bloco do dia. Nele, as lideranças indicam para as equipes quais são os horários disponíveis.

“Criar esses princípios de limitação ajudam as pessoas a refletirem sobre quando vale a pena fazer reunião”, sugere Neto, acrescentando que não recomenda um dia da semana sem possibilidade de reunião pois as pessoas vão acabar espremendo reuniões em outros dias.

Independentemente da natureza do trabalho, toda reunião deve responder a três perguntas: quais são as atividades que precisam ser informadas, o que vai ser informado e como.

Monica Moreira, especialista em gestão por processos, diz que é interessante pensar no que é essencial em determinado dia e o que precisa ser feito para chegar ao resultado daquela demanda.

Assim, evita-se perder tempo em funções que não sejam urgentes. “Faça anotações e indique o que de fato precisa da energia e do foco naquele dia”, diz Moreira.

“A liderança tem que dar o exemplo e alertar as outras pessoas quando não está sendo feito o que foi combinado”, diz Dorly Neto, ao mencionar que a diferença entre importância e urgência deve ser praticada no dia a dia por toda a equipe.